I. Latar Belakang

Pelatihan Event Management & Protocol Handling untuk Public Relations dirancang untuk membekali peserta dengan kemampuan merencanakan, mengorganisasi, dan melaksanakan kegiatan kehumasan (PR events) secara profesional, serta memahami tata aturan dan etika keprotokolan dalam setiap acara resmi maupun nonresmi.

Dalam dunia komunikasi dan hubungan masyarakat, event management menjadi salah satu alat strategis dalam membangun citra positif organisasi. Namun, keberhasilan event sangat bergantung pada perencanaan yang matang, koordinasi lintas pihak, serta penguasaan aspek keprotokolan, terutama ketika melibatkan pejabat, tokoh penting, atau mitra strategis.

Melalui pelatihan ini, peserta akan memperoleh pemahaman menyeluruh tentang manajemen kegiatan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi, serta praktik keprotokolan sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 39 Tahun 2008 tentang Tata Upacara dan Tanda Kehormatan dan standar kehumasan profesional.

II. Tujuan Pelatihan

• Memahami konsep dasar dan prinsip kerja event management dalam konteks kehumasan.
• Merancang dan mengelola acara internal maupun eksternal organisasi secara efektif dan efisien.
• Menyusun konsep acara (event concept), rundown, dan kebutuhan logistik dengan profesional.
• Menerapkan protokol kehumasan (protocol handling) dalam penyelenggaraan kegiatan yang melibatkan pejabat, tamu VIP, dan stakeholder penting.
• Mengelola komunikasi, publikasi, dan citra organisasi melalui event dan kegiatan PR.
• Menangani situasi tak terduga (contingency handling) saat pelaksanaan acara.
• Melakukan evaluasi efektivitas kegiatan dan pelaporan hasil kegiatan PR.

III. Sasaran Peserta

• Staf dan pejabat Humas/Public Relations di lembaga pemerintah, BUMN, korporasi, dan organisasi publik.
• Sekretaris perusahaan, staf protokol, dan event organizer internal.
• Pegawai bidang komunikasi dan pemasaran (marketing communication).
• Petugas penerima tamu, MC, dan liaison officer (LO) yang sering terlibat dalam kegiatan seremonial.
• Siapa pun yang ingin meningkatkan profesionalisme dalam pengelolaan event dan penanganan protokol resmi.

IV. Metode Ajar

• Pretest
• Posttest
• Study Case

V. Durasi Pelatihan

2 Hari Kerja

VI. Outline Materi

1. Konsep Dasar Event Management dalam PR
   • Peran event dalam strategi komunikasi dan kehumasan
   • Jenis-jenis event PR: corporate event, press conference, ceremonial event, community event, CSR event, dll.
   • Siklus manajemen event: perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
   • Menentukan tujuan dan target audiens kegiatan
2. Perencanaan dan Desain Event
   • Analisis kebutuhan dan konsep acara
   • Penyusunan proposal kegiatan dan anggaran biaya
   • Penentuan tema, lokasi, dan waktu kegiatan
   • Penyusunan rundown acara dan timeline pelaksanaan
   • Koordinasi dengan pihak internal dan eksternal
3. Pelaksanaan Event dan Manajemen Lapangan
   • Pembentukan panitia dan pembagian tugas
   • Manajemen logistik, perlengkapan, dan dekorasi
   • Pengaturan teknis pelaksanaan (registrasi, konsumsi, dokumentasi, keamanan, transportasi)
   • Penanganan situasi darurat dan troubleshooting di lapangan
4. Protocol Handling dan Etika Kehumasan
   • Pengertian dan prinsip dasar keprotokolan
   • Ketentuan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan (berdasarkan PP No. 39/2008)
   • Urutan kehadiran dan tempat duduk pejabat/VIP
   • Etika penyambutan dan pendampingan tamu kehormatan
   • Pengaturan MC, LO, dan penerima tamu
   • Penanganan kunjungan resmi dan kegiatan seremonial (pelantikan, peresmian, penandatanganan MoU, dsb.)
5. Komunikasi dan Publikasi Event
   • Strategi publikasi sebelum, selama, dan setelah acara
   • Hubungan dengan media (media relations)
   • Penulisan press release dan manajemen liputan media
   • Branding dan dokumentasi kegiatan
   • Evaluasi keberhasilan komunikasi dan citra yang dibangun melalui event
6. Evaluasi dan Pelaporan Kegiatan
   • Penyusunan laporan kegiatan (activity report)
   • Indikator keberhasilan event dan ROI kegiatan PR
   • Umpan balik (feedback) dari peserta, sponsor, dan stakeholder
   • Studi kasus dan best practice event management di organisasi publik dan korporasi

VII. Fasilitas Pelatihan

Modul Materi, Certificate, Training Kit & Souvenir, Meeting Room (Lunch & 2x Coffee Break)